メリット デメリット
- すぐに届く
- 相手が不在でも送信できる
- 添付ファイル(資料)も送信できる
- 送信側,受信側双方に記録が残る
- 同時に複数に送信できる
- 確実に届いたかどうかわからない
- 相手が読んだかどうかわからない
- セキュリティ上の問題(ウィルスメール,情報漏洩など)
- 迷惑メール
電子メールの届く仕組み
Aさん(aaa@mmm.jp)からBさん(bbb@kkk.jp)にメールを送る場合の一例
◎ POPサーバ(受信用サーバ)
◎ SMTPサーバ(送信用サーバ) ← POPサーバと同じ場合もある
◎ POPサーバのユーザID(アカウント) ← メールアドレスの@より左側 (@より右側は通常ドメイン名)
◎ POPサーバのとパスワード
○ SMTPサーバの認証設定 ← POPのパスワードを使う場合などがある
○ ポート設定 ← 迷惑メール対策のため,SMTPのポートを標準(25)から 587 に変えることが多いPOPの代わりにIMAP(サーバ上にメールのデータを置いたまま,表示する仕組み)を使う場合もある 。
総務省 電子メールの仕組み「国民のための情報セキュリティサイト」
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/security/basic/service/04.html
主なヘッダ情報
本体
例えば,
To:Aさん,Bさん
Cc:Mさん
Bcc:Xさん,Yさん
でメールを送った場合,ヘッダには
To: Aさん,Bさん
Cc:Mさん
しかつかない。(Xさん,Yさんに送ったことは受け取った本人にしかわからない)
携帯などのアドレス変更はBccでおこなわないと,他の人のアドレスが送信先全員に伝わる。
送信メールのマナー
- 件名
- 本文内容がわかるように。挨拶は本文で。
- 必要でないかぎり,日本語で
- 本文
- 相手の所属,名前と自分の所属,名前から
- 簡潔な挨拶も(形式的になりすぎない)
- 1行は35文字程度で改行
- 署名も入れる(あまり長すぎないように)
- 添付ファイル
- 本文中に添付ファイルがあること,ファイル名を明記
- 相手の状況に応じてサイズに注意(不明な場合は1MB以下で)
返信時のマナー
テクニック集|ビジネスメールの教科書:http://business-mail.jp/technique
- 件名
- 元のメールの頭に Re をつける(適宜編集)
- 再返信の場合,Re2 などとつける場合も
- 本文
- 引用部分は > などをつける
- 不必要な部分まで引用しない
- その他
- まずは返事をする
- Bccで受け取った場合「全員へ返信」は注意
危険なメールとは
アドレスを知られない
それでも迷惑メールは来る